November 11, 2004

时间管理学习笔记 (1)

      每个星期有168 个小时,其中56 个小时在睡眠中度过,21 个小时在吃饭和休息中度过,剩下的91 个小时则由你来决定做什么
——每天13 个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间,是一项重要的技巧

      如何制订一份合理实用的计划表呢?在制订时间表以前,请:
1.把要做的事情全部看一遍
2.确定每件事情的重要等级
3.根据重要程度把事情重新排序

      任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤:
1 明确你的价值观
2 确定你的目标
3 对你的目标按优先级排序
4 明确你的任务
5 对任务按优先级排序

      价值观是我们想和做的基本原则,它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准,它们形成我们个人特性的基础,也是我们进行时间管理的基础。大多数时候,我们根据自己的价值观采取行动,虽然往往没有意识到这一点。什么对你而言是最重要的?家庭?工作?金钱?你首先要明确自己需要的是什么,然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地,你很可能会到达别的地方。

      请点击继续阅读。

      有的人喜欢列出详细的清单,把时间精确地划分为一小块一小块,严格地按日程表行动;有的人则相反,喜欢把握整体,形象地思考问题,抗拒“机械的”日程表,传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。

      不管你偏好使用哪种风格管理你的时间,下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。
1.积极积级意味着采取主动,而不是坐等别人先行动,然而消极地回应。你采取主动的具体方法,以便能对你的时间有更多控制权。
2.通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情,然后详细计划。写下你的目标,然后从目标出发,逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间,然后列出整体计划。
3.按顺序做事对任务进行分类,舍弃不需要的任务,然后把剩下的任务排序,以便优先处理紧急和重要的任务。
4.提前准备保持主动的要诀是事先计划,例如每月制订一份计划表,在上面标出重要的日期和繁忙的时间,据此来安排其他的事情。

      许多人讨厌日程表,认为它们夺走了自己的自由。按日程表行事的确会降低一定的灵活性,但如果认为日程表把人变成奴隶,那就大错特错了。日程表非常重要:它使我们能有计划地运用时间,以达到自己最终的目的,实现更高层次的自由。

      灵活地执行日程表。一般来说,只将时间的50%计划好,其余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事情。实际执行时,事情总会发生这样或那样的变化,使你不得不偏离定好的计划,如果时间表定得过于精确,反而会失去机动性和实用性。

      每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期,重新审视一遍日程表,看它起了多大作用,是否订得过高或过低,可以怎样改进它。然后,进行必要的修改。如果你以前从未好好计划过你的时间,从头开始会有点困难。不过,时间管理和其他事情一样,你做得越多,就会做得越好。关键是要坚持大约30 天,以养成逐日管理时间的习惯,并看到它的效果,增强信心。你不需要实施课程中提出的每一种方法,就像在超市中购物一样,选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某些方法。

      用一整天的时间观察你自己,尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。观察自己使用时间的情况时,一定要找出并记住以下几点:
1.你通常用哪些方式浪费时间
2.你在什么情况下效率最高
3.你效率最佳的时间是什么时候

要完成某个目标,我们往往反复地计划、实施、修订,形成这样的循环圈:“计划的循环”

      尽可能详细地描述你当前所处的阶段,写下来,以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么?你需要完成哪几件主要的事情?它们有期限吗?期限分别是什么时候?你现在的感受如何?等等。确阶段目标后,进一步将其细化,对未来的一年进行规划。

      进行规划并不意味着把未来的365 天的日程安排得满满当当,而是明确以下问题的答案:
! 我希望在这一年过去以后得到什么?
! 除此以外,这一年中还有哪些事情需要我花费时间?
! 我必须做哪些事情?
! 这些事情必须在什么时候完成?
! 这一年中有哪几个关键的任务?
! 我将怎样根据这些关键任务分配安排时间?
! 预计有哪些事情会干扰今年计划的执行?(如搬家、生小孩。)
! 今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小?我准备怎样充分利用这段时间?
! 今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大?你准备怎样应对?

      对这些问题心中有数以后,你就能自如地安排这一年的时间。下一步,我们就该为这一年写时间规划了。写的时候,请注意下面几点:
1. 首先安排固定项目
2. 根据你的生物钟安排时间
3.把较大的任务分割成易于控制的小块
4. 充分利用零碎时间
5. 为每件事情设定明确的起止时间
6.留出充分的休息和娱乐时间
7.留出机动时间,不要把所有的时间都填满

      订完计划后,按下面的标准逐条检查,修改计划:
1.事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗?
2.每天应有用于自省和修订计划的固定时间。
3.对于有截止期的任务,是否有足够的时间在时限内完成?
4.把用于生活不同方面的时间分别加总,各部分之间应保持平衡。

Posted by eapass at November 11, 2004 04:12 PM

Comments

我超級喜歡你這篇文章!
我應該好好的來作一下自己的時間管理,否則時寶貴的時間都流失了!
Thank you!

Posted by: moji at March 19, 2006 06:26 PM

On This Day
   Year 2005: 自画像
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